Politica de Confidențialitate

• Identitate și contact: nume, email, telefon, organizație, funcție și rol.
• Cont și contract: autentificare, licențe, permisiuni, acceptări juridice, comenzi, facturi și solicitări de suport.
• Date financiare sau de business introduse voluntar: venituri, cheltuieli, tranzacții, obiective, lead-uri, contacte, companii, documente și răspunsuri la quiz-uri.
• Date tehnice și de securitate: adresă IP, dispozitiv, browser, identificatori de sesiune, jurnale și evenimente de acces.
• Date generate: rapoarte, scoruri, recomandări, preferințe și interacțiuni cu funcții AI.

Primim datele direct de la tine, de la administratorul organizației, prin furnizorul de autentificare ales, formulare, integrări activate sau surse publice utilizate legal. Nu colectăm intenționat categorii speciale de date, cu excepția situațiilor în care o funcție le solicită în mod justificat și oferă o informare distinctă.

Câmpurile marcate obligatoriu sunt necesare pentru contract, obligații legale ori funcția solicitată. Fără ele este posibil să nu putem crea contul, emite factura, răspunde cererii sau furniza serviciul. Datele opționale sunt indicate ca atare.

Folosim datele pentru crearea și administrarea contului, furnizarea funcțiilor, personalizarea operațională, suport, procesarea comenzilor și comunicările necesare serviciului.

Prelucrăm date pentru facturare și contabilitate, răspunsuri către autorități, prevenirea fraudei, securitate, apărarea drepturilor și îmbunătățirea agregată a serviciului. Atunci când folosim interesul legitim, evaluăm necesitatea și impactul asupra persoanelor.

Marketingul electronic, cookie-urile neesențiale și alte prelucrări prezentate ca opționale se bazează pe o alegere separată. Consimțământul poate fi retras oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare sau serviciul de bază. Nu vindem date personale.

Folosim, în funcție de modul, furnizori (persoane împuternicite) din următoarele categorii:

• Infrastructură, bază de date, autentificare și stocare: Supabase (prin Lovable Cloud), Vercel.
• Plăți și facturare: Stripe, Oblio, SmartBill.
• E-mail și comunicare: Resend, IceWarp (căsuțe Smart Connect), Meta/WhatsApp Business Cloud API, Zoom, Expo (notificări push mobil).
• Integrări activate de utilizator: Google (autentificare, Calendar, Drive, Gmail), Bitrix24, GoCardless și Salt Edge (open banking).
• Inteligență artificială: Google Gemini (prin Lovable AI Gateway), OpenAI, Perplexity, Groq.
• Date de piață și surse publice: Targetare.ro, Firecrawl, OpenStreetMap Nominatim.
• Securitate și monitorizare: Sentry.

Lista completă, cu rolul fiecărui furnizor, categoriile de date, locația și mecanismul de transfer, este publicată la Lista subîmputerniciților și este actualizată la introducerea unui furnizor nou. Accesul este limitat contractual și tehnic. Datele pot fi comunicate autorităților ori consilierilor numai când există un temei legal.

Când datele sunt accesate din afara SEE folosim un mecanism recunoscut de GDPR, precum o decizie de adecvare, Cadrul UE–SUA pentru entități certificate sau Clauze Contractuale Standard, împreună cu măsuri suplimentare când sunt necesare. Mecanismul aplicabil fiecărui furnizor este indicat în Lista subîmputerniciților. Detaliile aplicabile serviciului pot fi solicitate la contact@smartprenor.ro.

Conectarea unui cont Google este opțională și o pornești tu. Cerem numai permisiunile necesare funcției pe care o activezi, iar Google îți arată lista lor înainte de acord:

• Autentificare cu Google: numele, adresa de e-mail și fotografia de profil, pentru a-ți crea contul și a te conecta.
• Gmail: citim mesajele și firele de discuție ca să le afișăm, sincronizăm și căutăm în clientul de e-mail SmartPrenor; salvăm ciornele și trimitem doar mesajele pe care le scrii sau le aprobi tu; arhivăm, mutăm sau etichetăm mesaje doar la comanda ta.
• Google Calendar: citim calendarele și evenimentele ca să le afișăm în calendarul SmartPrenor și creăm sau modificăm evenimentele pe care le programezi din aplicație.
• Google Drive: accesăm numai fișierele pe care le alegi sau le creezi din SmartPrenor, nu întregul Drive.

Folosim aceste date numai pentru a-ți oferi funcțiile vizibile în aplicație, la cererea ta. Când folosești o funcție AI pe e-mailurile tale (de exemplu triajul inboxului sau un rezumat), conținutul este trimis furnizorului AI numai pentru răspunsul cerut, în condițiile de la punctul 6.1. Nu vindem datele obținute de la Google, nu le folosim pentru publicitate, profilare de marketing sau evaluarea solvabilității și nu le folosim pentru a dezvolta, îmbunătăți sau antrena modele AI generale. Nicio persoană nu citește aceste date, cu excepția cazurilor în care ne dai acordul explicit pentru anumite mesaje, a celor necesare pentru securitate sau investigarea unui abuz, a obligațiilor legale ori a datelor agregate și anonimizate folosite pentru operarea serviciului.

Tokenurile de acces Google sunt păstrate criptat pe server și nu sunt vizibile în aplicație sau pentru alte servicii. La deconectarea Gmail din SmartPrenor revocăm accesul la Google și ștergem tokenurile; pentru Calendar și Drive ștergem tokenurile din SmartPrenor. Poți revoca oricând accesul și din contul tău Google, la myaccount.google.com/permissions. Mesajele și evenimentele deja sincronizate sunt păstrate și șterse conform secțiunii „Cât timp păstrăm datele”, iar ștergerea lor poate fi cerută oricând la contact@smartprenor.ro.

Utilizarea și transferul către orice altă aplicație a informațiilor primite de la API-urile Google respectă Politica privind datele utilizatorilor pentru serviciile API Google, inclusiv cerințele de utilizare limitată (Limited Use).

SmartPrenor's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Păstrăm datele cât este necesar pentru cont și serviciu, apoi pe perioada necesară obligațiilor legale și apărării drepturilor. Termenele concrete aplicate sunt:

• Datele contului: pe durata contului, plus 30 de zile după ștergere, pentru finalizarea proceselor tehnice și a eventualelor contestații.
• Facturi și evidențe financiar-contabile: 10 ani, conform legislației fiscale.
• Jurnale de securitate și acces: 12 luni.
• Evenimente analitice și de performanță: 13 luni.
• Conversații cu funcțiile AI: 12 luni de la ultima interacțiune.
• Coduri OTP și tokenuri temporare: până la expirare.
• Lead-uri și răspunsuri la quiz-uri fără cont: 24 de luni de la ultimul contact.
• Documente de identitate încărcate: șterse la finalizarea verificării sau cel târziu la 90 de zile de la încărcare.

Copiile de siguranță sunt eliminate prin ciclul controlat de rotație. Ștergerile programate sunt executate automat, zilnic, de un proces de retenție.

Ștergerea contului nu elimină informațiile pe care legea ne obligă să le păstrăm și nici datele organizației asupra cărora administratorul tenantului păstrează controlul. La încetarea unui serviciu B2B se aplică și termenele de export, returnare și ștergere din DPA și contract.

Funcțiile AI folosesc modele furnizate de Google Gemini (prin Lovable AI Gateway), OpenAI, Perplexity și, ca rezervă, Groq. Datele trimise unei funcții AI sunt utilizate numai pentru răspunsul solicitat, securitate și operarea serviciului, conform contractelor cu furnizorii; în măsura confirmată contractual, furnizorii nu folosesc datele pentru antrenarea modelelor.

În funcție de funcția pe care o folosești, documente de identitate, extrase bancare, contracte, e-mailuri și înregistrări vocale pot fi prelucrate de acești furnizori exclusiv pentru funcția cerută (de exemplu extragerea datelor dintr-un document sau transcrierea unui mesaj). Te informăm la punctul de încărcare, înainte de trimitere, care furnizor și ce categorii de date sunt implicate, și poți alege să nu folosești funcția AI. Un administrator de organizație (CRM) poate dezactiva funcțiile AI pentru organizația sa. Minimizăm datele trimise și indicăm utilizatorului să nu introducă informații pentru care nu are drept. Detalii: Notificarea privind AI și Lista subîmputerniciților.

Poți conecta la contul tău clienți AI externi (de exemplu Claude, ChatGPT sau alți clienți compatibili cu protocolul MCP) printr-o autorizare explicită. Acești clienți sunt destinatari independenți aleși de tine, nu subîmputerniciți SmartPrenor: ei primesc datele pe care alegi să le expui prin instrumentele autorizate, inclusiv, după caz, date ale clienților tăi din CRM, iar prelucrarea ulterioară este guvernată de termenii furnizorului respectiv. Ești responsabil să informezi persoanele ale căror date le expui. Poți revoca oricând accesul unui client conectat din setările contului.

Quiz-urile și instrumentele pot produce scoruri, segmentări ori recomandări. Acestea au rol informativ și nu constituie, prin ele însele, o decizie juridică, financiară, de credit sau de investiții. Dacă o prelucrare exclusiv automată ar produce efecte juridice ori similare semnificative, oferim informațiile și drepturile cerute de art. 22 GDPR, inclusiv intervenție umană și contestare, când se aplică.

Poți solicita acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție și retragerea consimțământului, după caz. Drepturile nu sunt absolute; dacă o excepție legală se aplică, explicăm motivul răspunsului.

Scrie la contact@smartprenor.ro. Putem verifica identitatea și răspundem, de regulă, în cel mult o lună; termenul poate fi prelungit în condițiile GDPR. Cererile sunt gratuite, cu excepțiile permise pentru solicitări vădit nefondate sau excesive.

Poți contacta mai întâi SmartPrenor pentru remediere și poți depune oricând o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau la autoritatea competentă din statul tău.

Aplicăm control al accesului, separare logică a tenanturilor, criptare în tranzit, backup, jurnalizare și proceduri de răspuns la incidente, proporțional cu riscul. Niciun sistem nu este complet lipsit de risc; notificăm persoanele și autoritățile atunci când legea o cere.

Serviciile contractuale SmartPrenor sunt destinate persoanelor de minimum 18 ani. Nu colectăm intenționat date de la minori pentru crearea unui cont contractual. Dacă aflăm că au fost furnizate necorespunzător, evaluăm și ștergem ori restricționăm datele conform legii.

Cookie-urile, localStorage și sessionStorage sunt descrise în Politica de Cookies. Tehnologiile neesențiale, inclusiv monitorizarea erorilor cu replay de sesiune (Sentry) și evenimentele de performanță, sunt activate numai după alegerea ta în centrul de preferințe pentru cookies, disponibil din banner și din subsolul paginii („Preferințe cookies”), unde poți și retrage alegerea.

Publicăm versiunea și data modificărilor. Pentru schimbări semnificative oferim o informare vizibilă și, dacă un temei bazat pe consimțământ se schimbă, solicităm o alegere nouă. Versiunile anterioare sunt păstrate pentru audit.

Pentru întrebări privind confidențialitatea, drepturile sau rolurile operator–persoană împuternicită, scrie la contact@smartprenor.ro ori folosește datele de contact ale SMART WAY FINANCE SRL afișate în pagina juridică.